digitale.staedte.gv.at

Elektronischer Posteingang

Im Rahmen dieses Arbeitspaketes werden unterschiedliche Aktivitäten gebündelt, um die über unterschiedliche Kanäle eingebrachten Eingänge in Gemeindeverwaltungen zu erfassen, im Bedarfsfall zu digitalisieren und so rasch an die verantwortlichen Stellen zur Bearbeitung weiterleiten zu können. Ziel ist es, hierfür den Bedarf der einzelnen Gemeinden zu erheben, zu bewerten und Lösungen aufzuzeigen sowie bei der Umsetzung zu unterstützen.

Konzept „Digitales Eingangspostmanagement“

Auf Basis einer Erhebung zum Posteingang in den Referenzstädten wird ein Konzept zum „digitalen Eingangspostmanagement“ erstellt. Dabei werden unterschiedliche Varianten der Digitalisierung und Archivierung von Eingangsdokumenten (sowohl durch die Gemeinde selbst als auch durch Drittanbieter) sowie Übermittlungsmöglichkeiten an die verantwortlichen Stellen innerhalb der Organisation beschrieben.

Showcase zur externen Dokumentendigitalisierung

Eine Variante zur Auslagerung der Digitalisierung von Eingangspost ist das Dokumentendigitalisierungs-Service der Post AG. Dieses bietet eine tägliche, komfortable und schnelle Digitalisierung der eingegangenen Post nach den genauen Anforderungen der teilnehmenden Verwaltung bereits im jeweiligen Verteilerzentrum der Post und übermittelt diese anschließend direkt an die Gemeindeverwaltung. Im Zuge eines konkreten Showcase, der mit der Firma Scanpoint – eine Tochter der Post AG – umgesetzt wird, soll ein attraktives Alternativszenario zum eigenständigen Einscannen der Eingangspost durch die jeweilige Gemeindeverwaltung geschaffen werden. Als Ziel wird verfolgt, die Praxistauglichkeit der erarbeiteten Ergebnisse bereits in einem konkreten Projekt mit einer interessierten Gemeinde umzusetzen und auf Basis einer Kosten/Nutzenanalyse die erhobenen Zahlen praktisch zu belegen.

Registrierung bzw. Erfassung von Rückscheinen

Rückscheine, welche die Gemeinde für behobene eigenhändige Post erhält (z.B. für RSa oder RSb-Briefe), machen einen beträchtlichen Teil der Eingangspost in der Kommunalverwaltung aus. Durch eine Digitalisierung und automatische Zuordnung von Rückscheinen ist eine effiziente Eingangspostverarbeitung möglich. In diesem Konzept werden Varianten aufgezeigt, einen Rückschein automatisch zu erkennen und dem korrekten Ausgangsschreiben ohne weiteren Aufwand zuzuordnen oder im Bedarfsfall nicht zustellbare Schriftstücke automatisiert einer Folgebearbeitung zuzuführen.

Bürgeranliegen-Management

Ein softwaregestütztes Bürgeranliegenmanagement soll die MitarbeiterInnen der Bürgerservicestelle und die SachbearbeiterInnen in den Fachabteilungen bei der zentralen Erfassung von mündlich oder schriftlich eingebrachten Anliegen unterstützen und so eine zentrale, transparente und vor allem rasche Bearbeitung ermöglichen. In einem weiteren Schritt wird die Möglichkeit geboten, umfassendes Know How der jeweiligen Nutzergemeinde in einer Art „zentralen Wissensdatenbank“ zur Verfügung zu stellen, über die häufig gestellte Fragen und Anliegen (FAQs) rasch abrufbar sind und effizient bearbeitet werden können.

Außerdem soll über diesen Service - sofern es von der einsetzenden Gemeinde gewünscht wird - ein Monitoring der angefallenen Anliegen und Beschwerden durch die Bürgerservicestelle erfolgen können, damit bei Rückfragen durch Einbringer, der aktuelle Bearbeitungsstatus von zentraler Stelle aus abgerufen werden kann.