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Aufbau von E-Formularen

Einen wesentlichen Anteil des Posteingangs in der Kommunalverwaltung machen Anträge, Rechnungen und verfahrensbezogene Korrespondenz aus. Antragstellungen erfolgen im Idealfall mittels elektronischer Formulare, die auch aus rechtlicher Sicht (§ 13 AVG – Zeitpunkt des Einlangens) die optimale und – sowohl für den Antragsteller als auch für die Verwaltung – sicherste elektronische Form der Antragsstellung darstellen.

Im Rahmen dieses Arbeitspaketes werden den Referenzstädten Möglichkeiten aufgezeigt, ihr kommunales Formularangebot kostenlos bzw. besonders kostengünstig zu erweitern.

Kommunaler E-Formularservice „amtsweg.gv.at“

Im Bereich der elektronischen Formulare hat der Österreichische Städtebund mit „amtsweg.gv.at“ bereits vor einigen Jahren den Aufbau eines elektronischen Formularservices angestoßen, der rd. 100 abgestimmte und E-Government-konforme E-Formulare aus dem kommunalen Bereich bereitstellt und überdies kostensparend zentral betrieben wird.

Ein wesentliches Merkmal, welches amtsweg.gv.at auszeichnet, ist die Möglichkeit, dass jede teilnehmende Gemeinde oder Region (im Falle einer gemeinsamen Nutzung der Formulare durch mehrere Gemeinden) die zur Verfügung gestellten Standardformulare beliebig anpassen und unter Nutzung von bereits rund 350 bestehenden Formularblöcken und -feldern auch eine unlimitierte Anzahl weiterer externer wie auch interner Formulare umsetzen kann. Die zum Einsatz kommende Formularserver-Software „AFS“ von aforms2web stellt über E-Formulare erfasste Nettodaten in verschiedenen Standardformaten zur Übernahme in Fremdsysteme bereit. Für die Datenübernahme selbst wurde vom Hersteller eine der sogenannten „Kommunikationsarchitektur“ des Bundes entsprechende Lösung entwickelt und bereitgestellt

Formular-Basis-Paket für HELP-Partner

Jenen Gemeinden, die nicht bereits Partner bei HELP-gv.at sind, wird im Rahmen dieses Arbeitspaketes die Möglichkeit aufgezeigt, sich für die HELP-Partnerschaft zu registrieren und das eigene Online-Formularangebot durch die kostenlose Nutzung des sogenannten „HELP Formular-Basis-Paketes“ zu erweitern. HELP stellt im Rahmen des kommunalen Basispakets insgesamt 25 Formulare aus dem Bereich der Bundesgesetzgebung zur Verfügung, die besonders für Magistratsstädte in der Durchführung ihrer bezirksverwaltungsbehördlichen Aufgaben von Interesse sind. Detaillierte Informationen über die HELP-Partnerschaft sind auf den Partnerseiten von HELP.gv.at unter http://www.help.gv.at/partner/ zu finden.

HELP-Formularsammlung in amtsweg.gv.at

Allen HELP-Partnergemeinden steht außerdem die sogenannte „HELP-Formularsammlung“ in amtsweg.gv.at, welche die vom BKA Ende 2008 eingestellten kommunalen Formulare beinhaltet, zur Verfügung. Mit einer Anmeldung bei „amtsweg.gv.at“ zur Nutzung der kommunalen HELP-Formulare erhält die Gemeinde diese Standardformulare in ihrem eigenen Corporate Design (Farben, Logo/Wappen), jedoch ohne inhaltliche Änderungsmöglichkeit.

Gemeinsames Antragspostfach für Amtsweg- und HELP-Formulare

Amtsweg.gv.at-Kunden sowie alle jene Städte und Gemeinden, welche die von amtsweg.gv.at übernommenen kommunalen HELP-Formulare und das nach wie vor von HELP.gv.at angebotene Formular-Basispaket nutzen, können ALLE eingegangenen Anträge von einem einzigen elektronischen Antragspostfach abholen. Dies bedeutet nicht nur eine wesentliche Komfortsteigerung, sondern erleichtert auch die Übernahme von Formulardaten in Backoffice-Anwendungen der Kommune. Eine Gemeinde benötigt somit nur noch ein zentrales Postfach und eine Schnittstelle für die Datenübernahme.

Um den Zugang zu den Antragspostfächern zu erleichtern, wurde amtsweg.gv.at als Anwendungsportal in den Portalverbund integriert. Zugriffsberechtigte Gemeindebedienstete können dadurch direkt über ihr Stammportal auf das amtsweg-Antragspostfach zugreifen ohne sich gesondert mit Benutzername und Passwort anmelden zu müssen.