Im Bereich der elektronischen Abfertigung hat der Österreichische Städtebund im Rahmen der Leitinitiative „Digitale Städte“ zeitgerecht einige Anstrengungen unternommen um den Mitgliedsstädten bestmöglichste Services zur Verfügung zu stellen.  "Elektronische Abfertigung" meint damit sowohl die Aufbringung der Amtssignatur (ab 1.1.2011 in AVG-Verfahren verpflichtend auf elektronischen Ausfertigungen von Erledigungen) als auch die nachfolgende elektronische Übermittlung der Erledigungen.

Für alle jene Gemeinden/Dienststellen, welche applikationsunabhängig amtssignieren und im Bedarfsfall auch elektronisch übermitteln möchten, steht ab sofort eine von IT-Kommunal bereit gestellte Webanwendung zur Verfügung, mit der jedes beliebige PDF mit einer Amtssignatur versehen UND auf Wunsch auch gleich elektronisch übermittelt werden kann. Dieser Internet-basierte Service für elektronische Abfertigung ist einfach zu nützen und bedarf keinerlei zusätzlicher lokaler Infrastruktur in der Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung.

Der Service ist ein Werkzeug zum

• Amtssignieren,
• Amtssignieren und elektronischen Versenden oder
• nur elektronischen Versenden.

Als besondereres Highlight können dort auch elektronische EmpfängerInnen in einem Verzeichnis hinterlegt und  bei Versand aus diesem Adressverzeichnis ausgewählt werden. Zur Registrierung der BürgerInnen und Unternehmen wird außerdem eine Selbstregistrierungsseite angeboten, die von jeder Gemeinde im eigenen Layout genutzt werden kann. Auf Wunsch kann der Service auch über den Portalverbund aufgerufen werden, sodass nur MitarbeiterInnen der Gemeindeverwaltung, deren Zugriffsrechte im jeweiligen Stammportal der Gemeinde eingetragen sind, den Service nützen können

Unterstützt werden bereits auch verschiedene Zustellformen:

• „registered Mail“ („registrierte E-Mail“ mit Versandbestätigung an die Behörde, vergleichbar einem eingeschriebenen Brief und für jene Sendungen, die einer gewissen Übermittlungssicherheit bedürfen, aber nicht notwendiger Weise nachweislich zugestellt werden müssen);
• elektronische Zustellung nach dem Zustellgesetz (für Sendungen zu eigenen Handen) und
• herkömmliche Abfertigung auf dem Postweg (jedoch über eine zentrale, kostengünstige Druckstraße, sodass für den Absender der gesamte Manipulationsaufwand von Ausdruck, Falten, Kuvertieren und Versenden entfällt).

Die Nutzung des Amtssignaturservices von IT-Kommunal erfolgt auf Basis eines pauschalen jährlichen Nutzungsentgelts, unabhängig von der Anzahl der ausgelösten Signaturvorgänge. Diese Pauschale umfasst weiters sämtliche Nutzungsformen der Amtssignatur, also sowohl im Rahmen der Webanwendung als auch aus ELAKs oder im Falle einer Anbindung von Fachanwendungen (z.B. für Massensendungen). Dieser sehr kostengünstige Tarif konnte im Rahmen der Leitinitiative "Digitale Städte" ausgehandelt werden.

Weitere Informationen zur Webanwendung sowie zur Unterstützung bei der Einführung der Amtssignatur und zur dualen Zustellung finden Sie auch auf den Seiten von IT-Kommunal, dem IT-Dienstleister für Städte und Gemeinden.